ใบเสนอราคาที่ดี ควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง พร้อมตัวอย่าง

ในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบบริษัทหรือบุคคลธรรมดา ต้องมีการทำใบเสนอราคา เพื่อเป็นการเสนอขายสินค้าอย่างเป็นทางการ แต่ถึงกระนั้น ก็ยังมีเซลล์อีกจำนวนมาก ที่ยังออกใบเสนอราคาผิด จนส่งผลกระทบมหาศาลต่อธุรกิจ วันนี้ เราจะมานำเสนอวิธีการออกใบเสนอราคา พร้อมตัวอย่างใบเสนอราคาที่ดี มาให้ดูกัน

ใบเสนอราคา คืออะไร

ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ทางผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อใช้สรุปเกี่ยวกับรายละเอียด เงื่อนไข และราคาของสินค้าและบริการ และให้ลูกค้าพิจารณาในการซื้อสินค้า ซึ่งโดยปกติแล้ว ใบเสนอราคาจะไม่มีข้อผูกพันทางกฎหมาย เมื่อผู้ซื้อได้รับใบเสนอราคาแล้ว จะตกลงซื้อหรือไม่ซื้อสินค้าก็ได้ ใบเสนอราคาเป็นเพียงแค่การนำเสนอขายสินค้าอย่างเป็นทางการเท่านั้น

ทั้งนี้ คนที่มีอำนาจในการออกใบเสนอราคา และเซ็นใบเสนอราคานั้น ส่วนใหญ่จะเป็นเซลล์ แต่ในบางบริษัทจะอนุญาตให้เซลล์จัดทำใบเสนอราคาเท่านั้น ส่วนผู้ที่มีสามารถเซ็นอนุมัติใบเสนอราคาได้นั้น อาจจะเป็นผู้มีอำนาจ หัวหน้าเซลล์ หรือผู้จัดการ

หลังจากที่ส่งใบเสนอราคาไปให้ลูกค้าแล้ว ลูกค้าพอใจกับสินค้าและราคา ทางลูกค้าก็จะเซ็นใบเสนอราคาพร้อมประทับตราบริษัทส่งกลับมาให้ และแม้ว่าตามมารยาทแล้ว การทำแบบนี้จะเป็นเหมือนการยอมรับตกลงที่จะซื้อสินค้าหรือบริการ ซึ่งถ้าจะให้แน่ใจว่าลูกค้ายินยอมที่จะรับสินค้านั้นจริง ๆ และมีความผูกพันกันทางกฎหมาย ทางเซลล์ต้องรอให้ลูกค้าออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) มาก่อน ถึงจะเริ่มต้นเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อย เมื่อออกใบเสนอราคา

ออกใบเสนอราคา ที่มีรายละเอียดไม่ครบถ้วน

ในใบเสนอราคาที่ดี จำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีรายละเอียดอย่างครบถ้วน ทั้งชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งฝั่งผู้ซื้อและผู้ขาย ในส่วนของรายการสินค้า ต้องมีการระบุชื่อรุ่น และรายละเอียดของสินค้าอย่างครบถ้วน และในส่วนของราคาสินค้า ถือเป็นส่วนสำคัญที่สุด ต้องแยกคำนวณให้เห็นชัด ๆ ว่าสินค้าที่จะซื้อมีกี่หน่วย แต่ละหน่วยราคาเท่าไร จำนวนเงินก่อนรวมส่วนลด ส่วนลด จำนวนเงินก่อนภาษี จำนวนเงินเมื่อรวมภาษี รวมไปถึงเงื่อนไขการชำระเงินด้วย

การออกใบเสนอราคาผิด และมีรายละเอียดที่ไม่ครบถ้วน ส่งผลเสียมหาศาลต่อการทำธุรกิจ เพราะนอกจากจะทำให้ผู้ซื้อและผู้ขายเสียเวลา ต้องแก้และส่งใบเสนอราคากลับไปกลับมาแล้ว หากทางฝั่งผู้ขายตรวจไม่พบว่าใบเสนอราคาผิด และลูกค้ายอมรับที่จะซื้อสินค้าในเงื่อนไขนั้น อาจจะทำให้ธุรกิจเสียหาย หรือลูกค้ารับไม่ได้กับความผิดพลาดและส่งผลกระทบกกับการปิดดีล

คำนวณราคาผิด

การคำนวณราคาในใบเสนอราคา ถือเป็นเงื่อนไขและข้อมูลสำคัญที่ต้องมีอยู่ในใบเสนอราคา ในบางบริษัทอาจจะมีโครงสร้างของราคาที่ซับซ้อน และทางเซลล์ก็คำนวณราคาให้ไม่ถูก หรือแม้กระทั่งเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างการกรอกราคาผิด คำนวณผิด หรือ พิมพ์ผิด เป็นต้น

ในการออกใบเสนอราคา เซลล์จำเป็นที่จะต้องแยกออกมาให้ลูกค้าเห็นถึงส่วนลด ภาษี จำนวนเงินก่อนรวมส่วนลด จำนวนเงินก่อนคิดภาษี และจำนวนที่ลูกค้าต้องจ่าย ซึ่งวิธีการที่จะหลีกเลี่ยงการออกใบเสนอราคาแบบผิด ๆ นั้น คือเซลล์ควรจะมีโปรแกรม CRM ที่สามารถเข้าถึงราคาของสินค้าได้โดยตรง เพื่อที่จะไปดึงชื่อรายการสินค้า ราคาสินค้า และกรอกส่วนลดได้เลย การออกใบเสนอราคาโดยการใช้ Excel อาจก่อให้เกิดความผิดพลาดโดยเฉพาะในการคำนวณราคาสินค้าได้ง่าย

เงื่อนไขการชำระเงินไม่ชัดเจน

ในใบเสนอราคา จำเป็นที่จะต้องกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดเจนเสมอ เช่น มัดจำ 50% ก่อนผลิตสินค้า, เก็บเต็มจำนวนก่อนการผลิตสินค้า, แบ่งชำระเงินเป็นงวด แต่ละงวดคิดเป็นกี่ % และเงื่อนไขผูกพันภายหลังการชำระเงิน เป็นต้น

การที่มีเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่ชัดเจน ไม่ระบุไว้ในใบเสนอราคา อาจจะเป็นเหตุให้เกิดความเข้าใจผิดในการชำระค่าสินค้าที่ล่าช้า รวมไปถึงส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานที่เกิดขึ้นหลังจากลูกค้าจ่ายเงินเข้ามาแล้วด้วย

ใช้เวลานานเกินไปในการออกใบเสนอราคา

การออกใบเสนอมีหลายขั้นตอน และแต่ละจุดนั้นต้องอาศัยความละเอียด แม่นยำ โดยเฉพาะในเรื่องราคาที่ห้ามผิดพลาด และยิ่งกับสินค้าบางชนิดที่มีความซับซ้อน ยิ่งต้องใช้เวลาในการออกใบเสนอราคานานขึ้น เพราะต้องคำนวณราคาซับซ้อนมากขึ้นไปอีก

การออกใบเสนอราคาผิดพลาดถือเป็นเรื่องใหญ่แล้ว แต่การที่เซลล์ใช้เวลานานกว่าที่จะออกใบเสนอราคา และปล่อยให้ลูกค้ารอ ถือเป็นเรื่องใหญ่กว่า เพราะจากที่จะปิดดีลได้ กลายเป็นดีลหลุดไปต่อหน้า การใช้เวลานานในการออกใบเสนอราคาอาจทำให้ลูกค้าไม่ประทับใจ รอไม่ไหว และหันไปซื้อสินค้ากับเจ้าอื่นก็มี

ไม่ติดตามผลหลังส่งใบเสนอราคา

หลังจากที่ส่งใบเสนอราคาแล้ว เซลล์ไม่ควรจะเงียบและปล่อยให้ลูกค้าติดต่อมาเอง แต่ควรมีการติดตามผลว่าเกิดอะไรขึ้น ซึ่งลูกค้าอาจจะยุ่งหรือทำงานจนลืม การติดตามผลจะเป็นการย้ำเตือนลูกค้าว่า สินค้าและราคาที่เสนอไปยังเหมือนเดิม นอกจากนี้ การติดตามผล จะช่วยลดระยะเวลาก่อนที่ลูกค้าจะออกใบสั่งซื้อ ช่วยให้ Flow ใน Pipeline ของเซลล์ทำงานได้ดีขึ้น และช่วยให้เซลล์ปิดดีลได้ไวขึ้นอีกด้วย

ใบเสนอราคาที่ดี ควรประกอบด้วยอะไรบ้าง

ในการออกใบเสนอราคาที่ดี ถูกต้อง ครบถ้วน ควรประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

1. ชื่อ-ที่อยู่ บริษัท/บุคคลธรรมดา เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของฝั่งผู้ขาย
2. ชื่อ-ที่อยู่ บริษัท/บุคคลธรรมดา เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของฝั่งผู้ซื้อ
3. เลขที่เอกสาร ระบุวันที่ออกเอกสาร และใบเสนอราคานี้จัดทำใคร
4. เงื่อนไขการชำระเงิน
5. รายละเอียดสินค้าและบริการ
6. รายละเอียดราคา ส่วนลด ภาษี ค่าส่ง ฯลฯ
7. ลายเซ็นผู้ออกใบเสนอราคา
8. ลายเซ็นผู้อนุมัติออกใบเสนอราคา
9. เงื่อนไขอื่น ๆ เช่น ใบเสนอราคามีอายุถึงเท่าไร 

ตัวอย่างใบเสนอราคา

ด้านล่างนี้ ถือเป็นตัวอย่างของใบเสนอราคาที่จัดทำขึ้น ที่มีรายละเอียดครบถ้วน สามารถนำไปใช้อ้างอิงในการทำใบเสนอราคาได้